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Gestión de documentos: del análogo al digital.

Experiencias, datos, información y conocimiento.
Marco:Escuela de vida: El ciudadano del mundo

Saludo especial. Excelente inicio de semana para contactos de mis plataformas digitales.

Documentos análogos que se guardan en casa: certificados de estudio, historia clínica, escrituras de propiedades vivienda y vehículo, extractos bancarios, facturas de compra de muebles y enceres hogar, entre otros. ¿Qué hacemos con estos documentos? ¿Cómo los preservamos? ¿Cuándo los necesitamos, se encuentran de manera oportuna? ¿Ya los perdí?

Respuestas concretas a preguntas concretas es lo que me ocupa como bibliotecólogo y archivista de profesión. Orientar seres humanos desde corpus teórico y experiencias de vida, es enriquecedor. Fortalece «criterio» (Balmes, J. 1974), ilustra toma de decisiones.

¿Qué hacemos con estos documentos? En mi caso particular los conservo. Elimino de mi archivo físico: facturas de compra de víveres y alimentos que pago de contado. Facturas de pago con tarjeta de crédito las elimino, después de hacer conciliación bancaria. Certificados de estudio están escaneados. Se preservan para siempre, en formato análogo y digital; es decir, se preservan mientras betoelbibliotecologo tenga vida. Escrituras de propiedades se conservan en formato físico. No genero desgaste físico, tiempo y dinero en digitalizar, no es pertinente para mi empresa.

¿Cómo los preservamos? Lo análogo en carpeta física, documentos bien organizados, con cuidados del ambiente. Lo digital se conserva y almacena en: La nube, disco duro de computador y disco duro extraíble de varios terabytes. Se preservan mientras su propietario tenga vida.

¿Cuándo los necesitamos se encuentran de manera oportuna? Sí. Por principio de orden, organización, control y gestión de los mismos.

¿Ya los perdí? No hay angustias, siempre y cuando estos documentos los pueda recuperar en otras instituciones que los producen. Ejemplo: duplicado diploma grado universitario, duplicado cédula de ciudadanía, duplicado de escrituras de propiedad casa o apartamento, entre otros.

Apreciados ciudadanos, persona natural o jurídica. Hay que evaluar con juicio como gestiono documentos de archivo físico y documentos electrónicos de archivo. Costos para gestionar estos documentos, dependen del conocimiento (Activo intangible de era digital) que tenga el ciudadano. Recuerden: Archivistas en el mundo somos especialistas. Acompañamos proceso de gestión documental para garantizar:  preservación de memoria personal, institucional y empresarial. Cuando tengan duda contácten un archivísta. Seguro atenderá su necesidad de gestión de información y documentación. Gracias por leer artículo.

Saludos. Beltoelbibliotecologo y Archivista.

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