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Tecnología avanza a ritmo acelerado: implementar SGDEA una necesidad en las empresas.

Los ciudadanos en el mundo podemos estar muy cerca de ella, la tecnología. Interesarse por dominarla y apropiarla, suma para dicho logro. Preservación digital, transformación digital e implementación de Sistemas de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo, son conceptos con corpus teórico. Hay que concretar dicho corpus que incluye marcos normativos y jurídicos en cada país, pero, el profesional de la información, siente que no avanza en las instituciones públicas y privadas. ¿Qué está pasando? = What’s going on?

Infiero de manera respetuosa que el proceso de formación de especialistas en gestión de información y conocimiento va muy lento y la tecnología viaja a la velocidad de la luz. También la cultura organizacional impacta implementación de proyectos que implique dominio de tecnología. No me arriesgo a decir, uso de tecnología, porque lo que se requiere es dominio total. Mi argumento se centra en la contratación de número alto de personas para trabajar el programa de implementación de un SGEDA y ello aterroriza al gerente de la institución y no aprueba su contratación y ejecución.

Ilustro con un ejemplo en sector privado. Una empresa del sector manufacturero (Fabricación y comercialización de calzado) evalúa su core del negocio para invertir presupuesto en gestión administrativa, apropia recursos mínimos, para dichas actividades. Hay que costear cuánto debe invertir un empresario en procesos de transformación digital para una empresa mediana. Hipotéticamente podemos situarnos en una empresa de calzado con 15 años de productividad en el mercado. Con 50 empleados y un nivel de producción de flujos documentales por año, basado en su principio de procedencia y realizar ejercicio financiero.

Sí, el profesional de información y gestión del conocimiento no justifica la implementación del programa (SGEDA) más allá de gestionar y preservar  información y documentación o evitar sanciones emanada de Leyes y otros marcos jurídicos, siempre, será rechazado por la gerencia de la empresa.

Dado lo anterior, se requiere capacitación a la medida, alianzas entre productores de soluciones tecnológicas para automatización de procesos de pequeñas y medianas empresas y los empresarios; socialización de buenas prácticas, creación de equipo técnico disciplinar (Bibliotecólogos y archivistas, ingenieros de sistemas, ingeniero de procesos y responsable área de Gestión humana). Sí, se busca éxito en implementación de Sistemas de Gestión Electrónica de Documentos de Archivos (SGDEA) como uno de los pilares de transformación digital, se requiere un 10% de tecnologías y un 90% de clima organizacional, mente abierta al cambio y aceptar hasta la pérdida del empleo para algunas personas, que su tarea repetitiva y manual la realizará una máquina.

Apreciados contactos, esta realidad convoca seres humanos del mundo para estar preparados en dominio de plataformas tecnológicas, aplicaciones de software especializado para enfrentar retos venideros en el marco de gestión de información y administración del conocimiento: académico, científico, productivo y social entre otros.

Saludos, Gilberto Suárez Castañeda (BelB)

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